Avoir une équipe dispersée travaillant à distance peut poser quelques difficultés. Comme vous n’êtes pas tous dans le même espace de travail, vous ne savez pas si vos collègues sont au téléphone, loin de leur bureau ou en train de déjeuner. Les statuts de présence vous indiquent lesquels de vos collègues sont disponibles ou indisponibles – une fonctionnalité inestimable lorsque vous travaillez à distance. C’est une fonctionnalité sous-estimée qui maintient les appels organisés et donne un petit sentiment supplémentaire d’être ensemble.

Qu’est-ce que BLF ?

BLF, ou Busy Lamp Field, est une fonction de communication VoIP clé qui vous permet de connaître la présence de vos collègues. Sur votre téléphone VoIP, cela vous permet de voir quelles extensions sont actuellement occupées ou disponibles. Il indique l’état en temps réel d’un utilisateur ou d’une ligne sur votre système téléphonique.

D’un simple coup d’œil sur votre téléphone de bureau, il informe les employés si un collègue en particulier est occupé à un appel téléphonique ou disponible pour en prendre un. Cela utilise des couleurs simples qui indiquent si un utilisateur est actuellement au téléphone (rouge), disponible / pas actuellement au téléphone (vert) ou hors ligne (gris / vide).

Cependant, CallHarbor ne s’arrête pas au matériel physique en ce qui concerne la présence. Nous rendons la fonction de présence disponible à la fois sur notre softphone Web et notre application mobile. Dans les applications de téléphonie logicielle, la présence correspond aux mêmes icônes de téléphone à code de couleur simples à côté du nom ou de la ligne téléphonique d’un utilisateur que sur les téléphones physiques. Le softphone de CallHarbor affiche les statuts de présence en temps réel dans la liste des contacts du tableau de bord principal. Chaque collègue de votre liste de contacts a ses informations de présence affichées à côté de son nom.

Présence téléphonique sur l’application mobile CallHarbor

Sur l’application mobile CallHarbor, l’icône d’un utilisateur devient automatiquement rouge lorsqu’il est en communication, s’affiche en vert s’il n’est pas en communication et s’affiche en gris ou non renseigné lorsqu’il est hors ligne. Vous avez également la possibilité d’écrire un message d’état, donc si vous êtes en train de déjeuner ou si vous vous absentez de votre bureau pendant un certain temps, vous pouvez en informer vos collègues et ils peuvent éviter de vous envoyer des appels.

Présence sur la console de réception CallHarbor

Une autre application que vous pouvez utiliser pour voir la présence et effectuer/transférer/parquer des appels est notre console opérateur. Pour une réceptionniste qui répond à un volume élevé d’appels, ou une réceptionniste qui a beaucoup de postes à suivre, notre console de standardiste est une excellente fonctionnalité pour atténuer le stress. La liste des utilisateurs peut rapidement être établie par site et par service, ainsi qu’organisée en files d’attente d’appels et en standards automatiques. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité sur n’importe quel navigateur Web et fonctionnerait parfaitement sur une tablette pouvant se déplacer avec la réceptionniste.

Lorsque vous avez un appel actif, vous pouvez facilement le faire glisser et le déposer sur un autre poste pour transférer l’appel. Vous pouvez également faire glisser et déposer l’appel dans un parking, où l’appel restera jusqu’à ce que quelqu’un le décroche en composant l’extension du parking. La couleur du cercle à côté du nom d’un utilisateur indique son statut de disponibilité. Un cercle rouge indique que l’utilisateur est actuellement en communication téléphonique. Un cercle vert indique qu’ils sont disponibles pour un appel. Si le cercle est vide, l’utilisateur est hors ligne. Vous pouvez également choisir d’effectuer un transfert assisté ou de transférer directement vers la messagerie vocale d’un utilisateur.

Pourquoi la présence est une si grande fonctionnalité de travail à distance

La présence est une caractéristique essentielle car elle peut combler la distance entre les employés/équipes. Si vous avez un personnel distant ou dispersé, la présence est essentielle pour vous sentir plus connecté. Cela peut également aider les superviseurs de la gestion des travailleurs à distance à avoir la possibilité de voir à quel point le personnel est chargé. En pouvant voir leur présence en regardant facilement leur matériel, leur softphone ou leur application mobile, c’est simple !

Faciliter la communication d’équipe lors du travail à distance

En consultant les statuts de présence, les télétravailleurs peuvent rapidement voir si un collègue est disponible pour répondre à un appel. Plutôt que de passer du temps à composer des extensions, à attendre que le téléphone sonne, puis à entendre les messages d’accueil de la messagerie vocale, le télétravailleur peut voir si le collègue est déjà en communication ou hors ligne.

Améliorer le service client

Si un employé reçoit un appel du service client et doit transférer l’appel ou demander de l’aide à un collègue, le fait de pouvoir voir la présence d’un collègue en temps réel rendra le processus beaucoup moins compliqué. Ceci est utile, en particulier dans les scénarios de service client, car vous pouvez obtenir des réponses aux questions plus rapidement tout en soumettant l’appelant à un temps d’attente minimal.

Transférer les appels vers un collègue disponible – pas une messagerie vocale

Se greffer sur la dernière section, transférer un appelant à un collègue uniquement pour que l’appelant atteigne une messagerie vocale n’est pas une bonne expérience de service client. Cela peut conduire à un appelant très en colère qui peut penser qu’il vient d’être repoussé sur la messagerie vocale. Avant de transférer un appel, un télétravailleur peut vérifier si sa présence s’affiche en vert/disponible.

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